Perdersi nei meandri delle mille cose da fare da freelance è un attimo, il rischio è quello di fare brutte figure e di stressarsi eccessivamente per tenere le file di tutto. Nel post di oggi condivido con te le mie strategie per essere una freelance organizzata.
Non fare affidamento sulla memoria
All’inizio tendevo a memorizzare ogni appuntamento e ogni scadenza, con il risultato che poi mi dimenticavo le cose, sbagliavo orario degli appuntamenti e dovevo fare corse contro il tempo per recuperare il ritardo sui progetti in consegna. Quando ho capito che potevo rilassarmi segnando in agenda le cose da fare e potermene dimenticare perché tanto le avevo registrate lì, la svolta! Ovviamente a memoria ricordo a grandi linee di cosa devo occuparmi, ma avere la certezza di una “cassaforte”, della agenda appunto, in cui sono custodite tutte le mie attività, mi ha alleggerito notevolmente e non ho più lo stress di “chissà se mi ricordo tutto?”. Per ogni nuovo appuntamento, progetto o scadenza, mi segno subito le date e una sorta di to-do list che vado a controllare quotidianamente per sapere a cosa dare la priorità e cosa mi aspetta.
Eliminare il superfluo
Fare decluttering è un’altra azione che mi ha aiutata molto a essere più organizzata: ho eliminato tutto ciò che era superfluo, non solo tra la cancellerie, ma anche nei miei processi di gestione dei progetti, delle app e delle cartelle con salvati file doppione. Se non ho ordine intorno a me non riesco a lavorare, ed eliminare cioè che non era utile per la mia produttività mi ha aiutata a tenere uno spazio in cui le idee e l’aria si possono muovere in libertà.
È un’operazione che richiede tempo, non pensare di fare tutto subito: parti da un piccolo spazio o un’area del tuo lavoro o della tua vita privata e fai qualcosa tutti i giorni. Soprattutto cerca di abbandonare quegli atteggiamenti che ti fanno acquistare oggetti inutili o che ti fanno sprecare tempo.
Programmare in anticipo
Adoro programmare in anticipo, ormai dovresti saperlo. Ogni tanto mi viene proprio l’ispirazione e inizio a sistemare il calendario: inserisco le attività che so che dovrò svolgere, fisso le pause o i passi intermedi per un obiettivo o un lancio. In questo modo, partendo da una visione generale spalmata su tutto l’anno, vado via a via sempre più nello specifico e riesco ad organizzare le fasi del mio lavoro e i riposi in base al carico che devo gestire e soprattutto posso farlo in anticipo. Quest’anno il Covid ci ha insegnato che non c’è programmazione che tenga quando capitano imprevisti, ma il fatto di avere avuto un’idea di cosa avrei voluto e dovuto fare mi aiutata molto anche in un momento in cui è saltato un po’ tutto: come ben sai, il blog è stato il primo ad essere messo in stand by a favore di altre attività che in quel momento mi servivano per non soccombere, ma sono riuscita ad attutire il colpo proprio grazie alla mia pianificazione. Che ovviamente poi ha subito una bella modifica!
Ogni cosa al suo posto
Questo è forse l’aspetto che più mi riesce difficile, assegnare un posto ad ogni cosa e soprattutto mantenerlo. La mia mente non sta mai ferma e escogito in continuazione nuovi metodi di catalogazione, dei file sul pc e degli oggetti che ho intorno: in teoria questo dovrebbe aiutarmi, ma in realtà i cambi repentini di metodo creano confusione perché quando ti serve qualcosa non sai mai in base a quale metodo l’hai archiviata. Non fare come me: stabilisci un posto per ogni cosa e mantieni quella collocazione!
To-do list
La lista delle cose da fare è la mia salvezza: non solo ci metto dentro tutto tutto quello che devo portare a termine quotidianamente, ma fisso anche le tempistiche che mi servono per completare la lista. Avere un tempo stimato per ogni attività mi permette di stabilire in anticipo quante cose inserire in una giornata e dare quindi una priorità: non so te, ma io di solito mi faccio to-do list infinite che solo nei miei sogni potrei completare in un solo giorno. Mettendo accanto ad ogni attività un tempo entro il quale deve essere completata, resto più concentrata e faccio slittare le cose non importanti e non urgenti al giorno o ai giorni successivi.
Delega
Ne parlavamo qualche post fa: per fare tutto non ci sono superpoteri, ma delegare può aiutarci a diventare supereroine. Per quanto mi riguarda delego parte delle faccende domestiche e quelle attività lavorative dove non è espressamente richiesto il mio intervento, come la pianificazione dei post del blog, dei social e delle newsletter una volta che sono stati scritti. Per una maniaca del controllo come me è difficile permettere a qualcun altro di fare qualcosa, ma ho capito che ne va della mia produttività e anche della mia qualità della vita. Delegare mi permette di concentrarmi sulle cose contano di più e sulle quali serve il mio contributo, come le traduzioni o i contenuti. All’inizio può essere faticoso, ma poi ti rendi conto che con il tempo che ti avanza puoi andare a farti fare un massaggio, e allora non torni più indietro!
Automatizza
Sogno il mio mondo automatizzato, ma ci sono ancora abbastanza lontana ahimè! Quello che faccio finora è:
- creare regole su Gmail, la casella d posta personale, in cui vengono spostati certi messaggi in cartelle specifiche, ad esempio le newsletter
- usare un software per la gestione dei clienti e la fatturazione: inserisco i dati dei nuovi clienti una volta, definisco il tipo di lavoro e i prezzi (già categorizzati in precedenza, per risparmiare tempo); ad ogni fattura mi basta riprendere il nominativo del cliente e tutte le impostazioni vengono riportate in automatico generando una fattura pronta da essere condivisa (volendo, anche questo automaticamente!)
- template per ogni cosa: sono una fan dei template perché fanno risparmiare un sacco di tempo. Ad esempio, se lancio un nuovo servizio, preparo già in anticipo una email (o una serie) con le informazioni principali da condividere: il modello di base resterà invariato, dovrò solo personalizzare alcuni campi e posso premere tranquillamente invio. Stessa cosa anche per le domande che ricevo più di frequente: scrivo una bozza di email che vado ad arricchire di nuovi dettagli nel tempo in base alle richieste, così non devo partire da zero ogni volta. Anche per preventivi e condizioni ho dei template che modifico in base al cliente e alle sue esigenze.
- non è una vera e propria automazione perché prevede un’azione manuale, ma mi sono fissata giorni specifici della settimana o del mese in cui eseguire determinate attività del mio lavoro e della mia vita privata: ad esempio, il venerdì è giornata di fatturazione e sistemazione della postazione di lavoro, mentre l’ultimo del mese è il momento in cui studio gli Analytics del sito e dei social, do un’occhiata al fatturato, faccio backup e pulizia sul pc. Il mercoledì e il sabato sono i giorni della spesa e il venerdì quello delle pulizie. Insomma, per quasi ogni giorno so che in “automatico” devo occuparmi di determinate questioni e anche questo mi aiuta a restare organizzata.
Farsi aiutare dalle app
Per certe attività, come stilare le to-do list, preferisco la carta stampata, ma ci sono alcune app senza le quali proprio non potrei stare. Però niente spoiler, di questo ne parliamo al prossimo appuntamento!
E tu cosa fai per restare organizzata?