Ti ho raccontato nell’ultimo post cosa faccio per essere una freelance organizzata, oggi ti svelo i miei 10 strumenti per essere una freelance felice.
Google Cal e iCal
Come ti raccontavo nell’ultimo articolo, non faccio più affidamento sulla mia memoria (che sollievo!) e mi segno ogni appuntamento o scadenza nel momento esatto in cui lo concordo. Dove? Su iCal, il calendario della Apple che si sincronizza con tablet, smartphone e computer, in modo da avere sempre tutti gli impegni con me. Su iCal segno le visite mediche, gli impegni personali, le vacanze, le scadenze e gli appuntamenti di lavoro, ognuna di queste categorie con un colore diverso così da avere un’idea degli impegni a colpo d’occhio. Integro iCal anche con il calendario di Google: qui invece mi segno i progetti in corsi con colori diversi in base alla tipologia di lavoro, in modo da sapere con un rapido sguardo se ho disponibilità di tempo per accettare qualche nuovo incarico o per stimare una data di consegna.
Todoist
Questa app permette di stilare to-do list digitali che si possono sincronizzare su tutti i dispositivi. Nonostante io ami particolarmente la carta per questo genere di attività (perché depennare a mano un’attività già completata è una soddisfazione immensa), uso spesso Todoist quando sono in vacanza e mi inizia a frullare il cervello con nuove idee, oppure per la lista della spesa (così sono sicura id portarla con me e di non lasciarla sul tavolo della cucina!).
Google keep
Google keep è un’altra app che permette di stilare to-do list digitali e condivise: lo trovo molto comodo quando lavoro insieme ad altre persone su un progetto e abbiamo bisogno di attribuire compiti e vedere l’andamento dei lavori.
Note
Tutti gli smartphone hanno un’applicazione note e la trovo utilissima per prendere appunti quando mi viene l’ispirazione in giro, ad esempio quando mi viene un’idea per un post mi segno il titolo e la scaletta che vorrei sviluppare. Sulle note scrivo spesso i post dei social e la parking list (nella app di note della Apple c’è la possibilità di trasformare un testo in un elenco da spuntare).
Evernote
Ha un sacco di funzionalità e io credo di non averle ancora scoperte tutte! La utilizzo per raccogliere fatture, creare taccuini e salvare articoli che possono tornarmi utili per il blog, ma come dicevo ha mille altre funzioni. Può essere integrato con Google Calendar e puoi impostare promemoria ad esempio. Il mio consiglio: scaricala e inizia a testare cosa ti offre.
Trello
Questa app mi aiuta a tenere traccia delle cose da fare, quelle in attesa di risposta o informazioni da parte di terzi e la cronologia delle attività completate. La trovo molto utile quando devo gestire progetti complessi e per la gestione dei clienti.
At work
At work è un ottimo strumento per tenere traccia della produttività e di quanto tempo impieghi per singola azione: puoi far partire il timer all’inizio di una nuova attività oppure registrare manualmente la sua durata. È una funzione molto utile per poter stimare i tempi di lavoro dei progetti e nel caso in cui lavori a consuntivo, perché in questo modo puoi presentare un resoconto al tuo cliente.
Google Drive
Dove vai se Google Drive non ce l’hai? Fa parte anche questo delle app offerte da Google ed è molto utile per condividere file quando si lavora ad un progetto con altre persone o per archiviare documenti che potrebbero servirci in qualsiasi momento. Attenzione però alla questione privacy: non caricare qui documenti sensibili o dei tuoi clienti a meno che non ti abbiano dato il permesso, perché nonostante sia una app sicura, non hai la certezza che non accada un qualche data breach.
Hd esterno
Dovendo utilizzare software molto pesanti come SDL Trados, la memoria del mio pc ne risente parecchio. Per questo utilizzo come sistema di archiviazione una serie di hard disk esterni, uno per ogni attività principale: ne ho uno generico dove ho archiviato tutti i file del computer dal 2015 e dove salvo regolarmente i progetti conclusi relativi a Punto F, uno per il Freelance Lab, uno per l’Academy, uno per le foto e uno per il back up. Sul pc tengo solo i documenti sempre verdi e quelli relativi ai progetti in corso, ma una volta conclusi li migro sull’hd dedicato.
Cuffie contro il rumore
Ultimamente dove vivo si è trasformato in un costante Carnevale di Rio e lavorare con il rumore per me è impossibile. Anni fa acquistai un paio di cuffie che mi piacevano per la loro estetica e ho scoperto solo in seguito che hanno la funzionalità di attutire i rumori esterni. Hanno quindi la doppia funzione di isolarmi quando fuori c’è il delirio e io ho bisogno di concentrarmi e di essere perfette per i servizi di interpretariato.
Bonus: l’agenda
L’agenda cartacea per me è molto utile perché la scarabocchio, stilo le mie liste di cose da fare, evidenzio quelle più urgenti, costruisco blocchi di tempo per organizzare tutto, cancello ciò che ho portato a termine: insomma le maltratto, per un buono scopo: avere ordine mentale e organizzarmi. Se per te non funzionano le agende cartacee puoi saltare questo punto, ma per me (malata di cartoleria, ricordiamolo) rappresentano un must have. Prediligo quelle giornaliere con un riepilogo mensile e in formato A4, come le Moleskine: divido ogni pagina in due colonne, in quella a sx scrivo le mie to-do list e in quella a destra costruisco i blocchi di tempo.
E tu che strumenti usi per organizzarti e lavorare meglio? Scrivimeli nei commenti!