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Parlare a un evento

Parlare a un evento

Venerdì scorso ho partecipato come relatrice alla BP translation conference, una conferenza sulla traduzione, che quest’anno si è tenuta a Bologna. Era già qualche anno che l’avevo adocchiata: gli interventi mi sembravano molto interessanti e avevo voglia di confrontarmi con un ambiente multiculturale e colleghi provenienti da tutto il mondo (tutto davvero!)

Ma come si fa a parlare a un evento?

Foto di Marzia Sebastiani

La proposta

Di solito gli organizzatori aprono la call for speaker qualche mese prima della data dell’evento: in alcuni casi si possono presentare più domande, in altri viene chiesto di proporre un unico intervento. I moduli di proposta da compilare richiedono un titolo, una breve descrizione di ciò di cui si parlerà durante l’intervento e di una descrizione più lunga, più una tua fotografia e una tua bio. Prima di iniziare a compilare una proposta di speech, assicurati di avere già pronti questi materiali, così la procedura sarà più veloce e potrai rivedere anche a mente fresca ciò che hai scritto. Personalmente ho una cartella sul computer dove ho già salvate diverse tipologie di bio e alcune foto che uso come profilo. In più nel corso dell’anno mi annoto idee di intervento: per ognuna creo un file di Word dove inserisco la scaletta per punti di ciò di cui voglio parlare. Quando poi si presenta l’occasione per proporre uno speech, vado semplicemente a elaborare ciascun punto in modo da avere una traccia più completa da presentare.

La scaletta

Come dicevo, di solito quando presento una candidatura in qualità di relatrice mi preparo già una scaletta di come argomenterò il mio discorso, a prescindere che la mia proposta venga accettata o meno. Nel momento in cui ricevo l’approvazione del mio argomento, mi metto all’opera e aggiungo sempre più dettagli alla mia scaletta, sviscerando i vari punti in sotto punti.  La tecnica della scaletta la utilizzo per qualsiasi cosa che devo scrivere o trattare a voce: per gli articoli del blog, per le newsletter e anche per gli incontri con i clienti o le riunioni. La trovo molto utile per fare un brainstorming iniziale e per dare poi una forma più coerente al mio discorso e alle tesi che voglio supportare.

Ricerca fonti

Spesso quando prendo appunti per un intervento che vorrei tenere, mi segno anche alcune fonti da citare, o magari proprio quelle che mi hanno fatto venire l’idea: articoli di giornale, video, foto, meme. A volte invece questo processo lo svolgo prima di passare alla realizzazione delle slide: inserisco le parole chiave del mio discorso su Google e seleziono le diverse fonti che voglio cercare. Per le immagini cerco sulle banche dati di foto in Creative Commons, che ne permettono cioè l’utilizzo citando la fonte; le scelgo di qualità in modo che non si vedano i pixel se decido di metterle a pagina intera e a volte ne modifico intensità e trasparenza per far sì che si adattino allo stile delle slide.

Dalla carta al digitale

Fin qui per me tutto bene, poi iniziano i dolori: quando si tratta di ideare, nel vero senso del termine, la presentazione e tutte le slide che la comporranno, le cose si complicano. Di solito mi armo di fogli A4 riciclati e pennarelli colorati e partendo da ogni punto principale della mia scaletta inizio ad abbozzare come voglio rappresentare quel concetto nella presentazione: butto giù tutte le varianti che mi vengono in mente, le eventuali animazioni che voglio inserire, i video o le immagini che rappresentano l’idea che ho in mente. Faccio riposare per un po’ questa prima bozza (se ho tempo anche qualche giorno), poi la rivedo e modifico ciò che non mi convince. Infine passo alla realizzazione delle slide vere e proprie: anche qui, se mi sono organizzata bene le lascio decantare per qualche tempo in modo da rivederle a mente fresca.

Le prove

Una volta terminate le slide sembra che il gioco sia fatto, e invece no! Manca la parte forse più importante, cioè la prova del discorso ad alta voce. Non sono mai stata una gran fan delle prove, perchè di solito mi perdo in voli pindarici, vado fuori tema e sforo con le tempistiche, cosa che mi mette in ansia. Tuttavia è proprio per questi motivi che è necessario provare il discorso più volte prima di salire sul palco: è importante gestire il tono della voce, inserire qualche battuta per tenere viva l’attenzione di chi ascolta, esercitarsi a ricordare i collegamenti logici del discorso e tra le varie slide, calibrare le pause e ragionare su quali parole porre enfasi. Sembra semplice, ma non lo è: è proprio come recitare davanti a una platea (che a volte può essere molto numerosa come alla BP Conference, ancora non so spiegarmi come abbia fatto a parlarer davanti a 300 persone!) Con il tempo ho imparato che più si è preparati e pronti agli inconvenienti (o alle domande scomode), più si sarà sicuri sul palco e migliore sarà la performance. A questo punto non serve altro che fare un bel respiro, indossare il sorriso migliore che abbiamo ed entrare in scena!

Foto di Caroline Alberoni

Extra

Ci sono ancora alcuni consigli che ti voglio dare (e che voglio lasciare scritti nero su bianco anche per me):

  • prepara un modello per le tue slide: se abbinato alla tua brand identity, con colori e stile coordinati ancora meglio; è sempre bene personalizzare le presentazioni a seconda dell’evento, ma avere un fil rouge che riporti a chi sei e alla tua attività ti farà ricordare da chi ti ascolta.
  • utilizza strumenti di grafica semplici e gratuiti: puoi usare Prezi oppure il mio preferito, Canva; Canva è molto semplice e intuitivo e ti permette di creare le tue grafiche (non solo per le presentazioni) ad effetto in poco tempo. Con la versione a pagamento hai molte funzionalità in più, come la possibilità di lavorare in team, di impostare i colori del tuo brand e i tuoi font.
  • porta sempre con te una copia della presentazione in diversi formati: anche se hai consegnato le tue slide con mesi di anticipo, l’inconveniente last minute è sempre dietro l’angolo. Tieni più versioni del tuo intervento (ad esempio in ppt e pdf) su una chiavetta USB, così puoi correre al riparo anche all’ultimo momento.
  • bevi prima di iniziare il tuo intervento e tieni a portata di mano un bicchiere d’acqua: la tensione, le luci del palcoscenico e il tanto parlare prosciugano la bocca.
  • fai pipì prima di salire sul palco: se bevi è inevitabile che poi tu debba andare in bagno. Sembra una stupidata, ma se hai la vescica che scoppia mentre devi parlare davanti ad altre persone, non resterai concentrata su quello che devi dire oltre a sentirti estremamente a disagio!
  • ritagliati un po’ di tempo tutto per te: se tendi ad agitarti o anche semplicemente ad emozionarti, prova a isolarti per qualche minuto dal caos dell’evento. Puoi rinfrescarti, ripetere il tuo discorso, aggiustarti il trucco, fare qualche esercizio di respirazione o ascoltare un po’ di musica: vale tutto quello che ti permette l’occasione, che ti fa rilassare e al tempo stesso che ti dà la carica.
  • se non sai da dove partire, ci sono corsi apposta: le Slide Queens, aka Elena Bobbola e Marie Louise Denti, tengono un corso per Langue&Parole e uno per DigitalUpdate (tra l’altro si terrà a fine mese ed è pure scontato!)

Vuoi sapere di cosa ho parlato alla BP Conference? Te lo racconto la prossima settimana!

Parlo e scrivo in tutte le lingue che conosco Bevo tè bollente a tutte le ore del giorno, in tutte le stagioni. Amo quello che faccio e lo condivido con chi vuole fare il mio stesso lavoro.