Intervista a Chiara Battaglioni

Oggi ritornano le interviste del Freelance Lab e questa volta ho chiacchierato con Chiara Battaglioni, che è una professional organizer, cioè una persona che aiuta gli altri ad organizzarsi meglio, nel lavoro e nella vita di tutti i giorni. Per Chiara to do list e calendari non hanno segreti!

Intervista a Chiara Battaglioni, professional organizer

1. Sei stata una “slash worker”: ci racconti come facevi a dividerti tra i tuoi tre lavori?

Per prima cosa vi racconto chi è lo slash worker! / (slash) worker è un freelance che fa più lavori contemporaneamente. E siamo davvero in tanti! Per oltre due anni, io ne ho fatti tre: professional organizer, project manager part time in un’azienda che si occupa di formazione aziendale con il Teatrodimpresa e infine allenatrice di pattinaggio artistico a rotelle (questo in realtà lo faccio ancora).

Per anni, ho organizzato il mio tempo per cercare di venire incontro alle mie esigenze energetiche, sia fisiche che mentali, ma anche di quelle delle persone con cui collaboravo: avevo giornate in cui lavoravo esclusivamente come P.O. e una esclusivamente come P.M. e altre tre in cui dividevo in due la giornata. Trovarmi in azienda prima e poi nel mio ufficio in casa mi aiutava a creare il setting giusto per concentrarmi esclusivamente su uno dei due lavori, chiudendo temporaneamente le porte dell’altro.
In ufficio, condividevo il mio calendario affinché i colleghi sapessero sempre quando ero disponibile per loro, anche se quel giorno decidevo di lavorare da casa perché magari ad un certo punto della giornata avevo una consulenza via Skype come P.O.

Le ore di pattinaggio come allenatrice sono sempre state più strutturate (erano e sono già programmate, ogni settimana le stesse), ma più che un lavoro rappresentano tuttora per me un momento di stacco: dedicandomi esclusivamente alle mie ragazze non penso a tutto il resto.

Per esperienza, credo che la chiave per riuscire ad essere una slash worker sia la trasparenza e la comunicazione con chi lavora con te e soprattutto il rispetto dei tempi di riposo, che credetemi, ci devono essere.

2. Come sei riuscita a “guadagnarti” il primo cliente? Quali sono secondo te le buone pratiche per i freelance per riuscire a conquistare i clienti?

La prima cliente é arrivata tramite il web. Il giro è stato un po’ lungo: da un articolo sulla pagina Facebook di APOI, la mia associazione professionale, passando per il sito ufficiale in cui c’è una sezione che riporta i Professional Organizers Senior, e arrivando infine al mio sito web, che la cliente ha trovato in linea con quello che stava cercando.

Quindi, il primo consiglio che mi sento di dare è quello di avere una propria casa sul web, un proprio sito, magari anche molto semplice ma ben curato, dove chi ci cerca possa trovarci.
Questa è la storia della mia prima cliente, ma pensando a tutti quelli che sono seguiti credo che il modo migliore per trovarli sia partecipare ad eventi, come spettatore e come relatore, e fare tanto, tanto networking.

3. Sei una Professional Organizer: quali sono gli errori più comuni che vedi fare dai freelance che chiedono il tuo aiuto?

Cercare uno strumento organizzativo che risolva tutti i tuoi problemi. Cercare di organizzare prima ancora di avere  1. preso consapevolezza di come stai lavorando adesso (come gestisci il tuo tempo, che cosa ti distrae, quali sono i momenti in cui sei al massimo dell’energia, che risultati vuoi ottenere da una migliore organizzazione) e 2. senza aver fatto prima un po’ di spazio libero intorno a te, eliminando il superfluo e tutto quello che è in eccesso, sia che si tratti di oggetti sia che si tratti di impegni e cose da fare.
Come diceva il mio architetto preferito (ho studiato al Liceo Artistico) Mies Van Der Rohe, “less is more”…. E come slash worker, capisco bene cosa intendeva dire! 😉

4. Come organizzi la tua giornata lavorativa?

Le mie giornate variano a seconda del lavoro che sto svolgendo ma ci sono dei punti in comune:

  1. Creo una lista che si chiama “OGGI” con i 3/4 compiti che voglio portare a termine ogni giorno. La compilo scegliendo dalle attività che sono segnate nelle mie diverse liste di lavoro. Solitamente faccio molto di più dei compiti assegnati alla lista “OGGI” ma l’importante è restare focalizzati e portare a casa almeno i più importanti (gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo, quindi mi concentro su poche cose ma che siano quelle che contano).
  2. Pianifico sempre la mia giornata partendo dagli impegni di calendario: sulla base del tempo che resta esclusi gli appuntamenti, stabilisco quali altre attività completare sulla base del tempo e delle energie a mia disposizione.
  3. Non salto le pause (quasi sempre ci riesco): la pausa alla macchinetta del caffé la mattina quando andavo in ufficio, il tè del pomeriggio, magari leggendo un po’il Kindle o condividendo la pausa via Skype con un’amica freelance. Senza questi momenti, la giornata inizia a starmi stretta.

5. Ci suggerisci delle app che possono aiutare i freelance a restare organizzati?

Non credo tanto nelle app quanto in due strumenti fondamentali: il calendario e le liste. Cartacee o digitali, non è molto importante, se progettati e usati bene. Anche se, in entrambi i casi, il digitale ha degli ovvi vantaggi di condivisione e portabilità su tutti i device. I migliori calendari digitali sono Google Calendar e iCal (se hai Mac e iPhone). Mentre le migliori app per le liste sono Promemoria (sempre se sei di famiglia iOs)
oppure Todoist o Microsoft To Do. Però, pensando nello specifico alle app, ce ne sono due che ho sul cellulare e che trovo comodissime: Stocard, dove puoi salvare tutte le carte fedeltà e usarle per gli acquisti, senza dover caricare fino a scoppiare il portafogli, e Splitwise, per registrare le spese condivise (io la uso esclusivamente in vacanza per aggiornare il budget di spesa diviso con il mio compagno o le mie amiche ma ho molti amici e clienti che la usano anche per registrare le spese di casa e la trovano utilissima).

6. Qual è l’errore più grande che hai commesso nel tuo lavoro? E come hai affrontato questa difficoltà?

Nelle mie primissime esperienze con clienti, durante il periodo di studio e preparazione alla professione, ho voluto strafare iniziando a fare qualcosa per cui credevo di avere le capacitá ma in realtà era al di lá della mia area di competenza (n.d.r. montare un mobiletto Ikea). La storia è un po’ lunga e non sto ad annoiarvi (é
comunque finita bene anche se con qualche tribolo per risolvere il problema) ma ho imparato una bella lezione: cercare di migliorarsi, sempre, ma riconoscere i propri limiti è altrettanto importante.

7. Qual è l’errore più comune che vedi commettere da chi si affaccia al mondo del lavoro come freelance?

La poca, quasi nulla, consapevolezza degli aspetti fiscali ed economici della propria attività. Non riflettere prima sulle spese che dovrai sostenere (anche se non sono tante) e non conoscere il meccanismo che sta dietro alla tassazione sul tuo regime fiscale per essere in grado di accantonare le tasse nel corso dell’anno, secondo me è uno degli errori più gravi che si possono commettere. Fatti aiutare dal tuo commercialista e se non lo fa
affidati ad altri che ti insegnino che cosa significa davvero avere una partita IVA. La questione budget per me è fondamentale ed è per questo che la tratto molto con i miei clienti freelance (dal punto di vista organizzativo ovviamente): possiamo fare il lavoro più bello del mondo e avere il profilo Instagram più figo della terra ma se oltre i costi e le tasse non ci resta nulla, abbiamo, da soli, scritto fine alla nostra favola.

8. Quale consiglio spassionato vorresti dare alle caviette?

Quello che do anche a me stessa ogni giorno: sii costante nel tuo lavoro, sii onesta e gentile con le persone (con tutti, non solo con i tuoi clienti) e abbi pazienza. Non so se è quello giusto ma è quello in cui credo.

Parlo e scrivo in tutte le lingue che conosco Bevo tè bollente a tutte le ore del giorno, in tutte le stagioni. Amo quello che faccio e lo condivido con chi vuole fare il mio stesso lavoro.