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Il primo percorso di mentoring in Italia per aspiranti freelance

Contattare un freelance: cosa fare e cosa non fare

Contattare un freelance: cosa fare e cosa non fare

Il modo in cui vengo contattata dai miei clienti – e dalle persone in generale – è un biglietto da visita di chi mi scrive. Il fatto di avere molti strumenti a nostra disposizione per comunicare non significa che possiamo usarli indistintamente. Da Millenial freelance i mezzi per chiedermi di collaborare sono infiniti, ma non tutti sono corretti: per esempio, non tollero – e inserisco subito in lista nera – chi senza avere avuto un contatto prima mi scrive su WhatsApp, ancora peggio se lo fa fuori dagli orari di lavoro o nel week end.

È stato proprio un messaggio ricevuto di recente che mi ha fatto riflettere su quali siano i mezzi più adatti per contattare qualcuno che non conosco, e di conseguenza come credo sia giusto contattare un freelance per un lavoro ad esempio, e così ho deciso di scrivere quella che è la mia personale classifica. Pronta?

4. WhatsApp

Partiamo da quello che secondo me è il peggior mezzo di comunicazione per un primo contatto: Whatsapp è un sistema di messaggistica utilizzato principalmente per cazzeggio e non per lavoro. Ci può stare che con un cliente affezionato ci si scambi qualche informazione su questo canale per un contrattempo last minute prima di un appuntamento ad esempio, anche se secondo me una telefonata sarebbe sufficiente, ma non esiste – NON ESISTE – che le comunicazioni ufficiali e lo scambio di dati fondamentali come il contratto di lavoro o i file da tradurre vengano mandati qui. E questo vale per entrambe le parti, sia quella del cliente che la tua di professionista. Quando ero ai primi incarichi di interpretariato, uno dei miei committenti mi inviò il contratto firmato come foto su WhatsApp: essendo ancora agli inizi avevo paura a contraddirlo e a chiedergli di mandarlo per email, come peraltro avevo richiesto, e così ho lasciato correre. Già questo avrebbe dovuto farmi alzare le antenne sul personaggio che poi ho dovuto rincorrere per quasi un mese perché mi saldasse la fattura – ma questa è un’altra storia. I vocali? Non parliamone neanche, il peggio del peggio. Personalmente utilizzo WhatsApp per quella cerchia di persone a me più vicine: a volte capita di scambiare messaggi in tarda serata o nel week end per puro diletto e non ho nessuna voglia di trovarmi a leggere un messaggio di un cliente che mi chiede un aggiornamento di mercoledì sera mentre mi sto rilassando sul divano oppure mentre sono in vacanza (anche se ho una soluzione anche per questo: disattivare tutte le notifiche dal cellulare e lasciarlo in modalità notturna dopo una certa ora!)

3. Direct Message sui social

I social, che bella invenzione! No, non sono affatto ironica, lo penso davvero: che si tratti di Facebook o Instagram, questi strumenti ci permettono di entrare in contatto con persone che sono anche lontanissime fisicamente da noi e si creano così amicizie, scambi di opinioni e contatti di lavoro. Ma i social non sono un luogo di lavoro: non parliamo di preventivi e condizioni sulle nostre pagine personali di Facebook e non postiamo la foto di un testo da tradurre su Instagram. A parte non essere legale, non è questo il loro scopo, ma servono al contrario a diffondere notizie, condividere opinioni, raccontare storie, con le parole o le immagini. E i direct servono per commentare in privato qualcosa che è stato pubblicato o per cercare un primo contatto con un eventuale potenziale cliente. È raro trovare un professionista che non abbia un sito internet con i contatti o che questi non si trovino con una semplice ricerca su Google e se proprio non si riesce a scovare un indirizzo email o un numero di telefono vada per i messaggi diretti, ma di nuovo, non è questo il luogo dove mandare materiali che ci servono per il nostro lavoro, né contratti – da firmare e firmati – né condizioni di incarico. Pensa a dover rintracciare un messaggio con un documento importante tra i vari social, che ogni tanto non funziona nemmeno: un incubo.

2.Telefono

C’è chi decide di non indicare il numero di telefono tra i propri contatti e chi invece lo mostra fiero – io sono di questa seconda categoria: anche qui non c’è una regola fissa, ma con certi clienti può risultare più facile e veloce fare una telefonata che non scambiarsi mille email. Alcuni hanno bisogno di un contatto telefonico per sentirsi rassicurati in qualche modo che chi lavorerà al loro progetto è una persona in carne ed ossa; con altri è solo più facile comunicare oralmente che non per iscritto. Però anche al telefono ci sono delle regole: se cerchi qualcuno per lavoro, prima di digitare il numero guarda l’orologio e chiediti se è il momento adatto per contattarlo. Se sei fuori dall’orario di ufficio – diciamo tra le 9 e le 19 – rimanda. Se sei fuori dai giorni lavorativi – diciamo dal lunedì al venerdì – rimanda. Personalmente se possiedo sia l’indirizzo email che il numero di telefono, a meno che non sia a conoscenza della preferenza di quest’ultimo da parte del mio contatto, preferisco sempre l’email.

1. Email.

Secondo me è il metodo professionale per eccellenza e il mio preferito: primo fra tutti, ti permette di conservare la cronologia di tutti i messaggi scambiati con i tuoi clienti con i relativi allegati. In più, avere conversazioni scritte ti salva nel momento in cui non ti ricordi un determinato particolare degli accordi presi oppure, nei casi più estremi, se dovessi ricorrere a un legale. Sarò pignola, ma secondo me anche per le email di lavoro c’è un “galateo” da rispettare: niente email prima delle 7 di mattina o dopo le 19 di sera e nel week end, salvo casi di urgenza (cioè se è il cliente che ci chiede di scrivergli fuori da questi giorni/orari). Se tu sei la prima a rispettare queste regole, non sarà difficile fare capire anche al cliente un po’ indisciplinato. E poi, vuoi davvero fargli vedere che hai finito quel lavoro alle 3 di notte, invece che fingere di esserti svegliata fresca come una rosa e avergli scritto dopo aver fatto yoga e colazione?

E tu quali strumenti usi e quali detesti che vengano usati e non includi nei modi per contattarti per parlare di lavoro? Scrivimelo nei commenti.