Come fare un preventivo

Quando ho partecipato al mio primo Freelancecamp pensavo che la mia attività da libera professionista andasse alla grande. E invece ho scoperto che  la mia situazione era piuttosto tragica: avevo pochi clienti fissi, facevo dettare loro le mie condizioni di lavoro e non c’era bisogno di redigere preventivi. Mandavo un’email con scritto il prezzo che proponevo – e che regolarmente veniva cambiato a discrezione del cliente – e via. Quando sentivo parlare di preventivi da 5 o 10 pagine strabuzzavo gli occhi e ne rimanevo inorridita: perché sprecare del tempo prezioso per un documento che tanto non viene mai letto? Però questi spunti che coglievo tra un mojito e uno spritz mi hanno messo il tarlo e dopo qualche tempo ho deciso di partecipare a un corso, ormai defunto, proprio su come stilare il preventivo. Un corso che ha cambiato il mio modo di affrontare questo tema.

Perché un preventivo

Come prima cosa, il preventivo è un documento che serve per mettere da subito le cose in chiaro: cosa faccio io per te, cosa devi fare tu per aiutarmi a portare a termine il mio lavoro, cosa non puoi chiedermi, come mi paghi, in quanto tempo e quali sono le regole da seguire per entrambi. Ti è mai capitato di trovarti di fronte a un cliente che ti dice “Iniziamo, poi ci mettiamo d’accordo?”. VADE RETRO! Verba volant, scripta manent: meglio mettere per iscritto tutti gli accordi che prendiamo con i nostri clienti. È vero che anche un’email è valida ai fini legali come accordo tra le parti, ma ti immagini se devi andare a ripescare in cronologia tutti i messaggi con informazioni sparse, magari in email di risposta ad altre questioni? Avere un unico documento che sancisce i termini di collaborazione è molto più comodo: lo redigi una volta sola, se sei brava modifichi solo i dati del progetto da un modello e se il cliente chiede una modifica – ma soprattutto se tu reputi di potergliela accordare – dovrai apportarla a quel documento salvandone una nuova copia.

Poi c’è un altro motivo per stilare un preventivo, che forse è il principale: questo documento ci serve per convincere il cliente ad acquistare il nostro servizio e quindi per farci pagare. Ti è venuta voglia di investire qualche minuto del tuo tempo a stilarne uno?

Cosa va inserito in un preventivo

Come ti dicevo, a parte qualche raro caso in cui ho improvvisato facendo delle schifezze, fino a qualche anno fa non preparavo preventivi. E non avrei saputo da che parte iniziare per redigerne uno. Da quel corso famoso che frequentai ho imparato a usare lo spazio a mio vantaggio, lasciando delle parti di bianco per non affaticare la vista, ma al contrario per guidare la lettura e far risultare chiare e distinguibili le varie sezioni del documento.

In prima pagina ho creato una semplice copertina con il mio logo, poi inserisco i dati del cliente e una breve premessa su chi sono, cosa faccio e perché sono la persona giusta per quel determinato progetto.

Sembra banale, ma nel preventivo va inserito il servizio o i servizi che vengono richiesti e che siamo in grado di offrire: per ogni servizio diverso metto una voce a parte numerata e sotto ciascuna descrivo più nel dettaglio di cosa si tratta. La sezione che segue riguarda ciò che non è previsto – e quindi quotato – nel documento: di nuovo, sembra scontato ma è fondamentale ripetere le cose, renderle il più semplice e comprensibile possibile in modo da non creare dubbi o fraintendimenti.

Veniamo ora alla parte economica: per ogni servizio proposto dovrai fornire un prezzo – che è il tuo valore – e puoi farlo per singola voce o a forfait per tutto il progetto. Qui indicherai se i tuoi prezzi sono netti e quindi vi andranno aggiunte le eventuali tasse e imposte (IVA, ritenuta d’acconto, rivalsa INPS), oppure lordi. Oltre alle tue tariffe, dovrai segnalare le modalità e le tempistiche di pagamento: non evitare queste informazioni, altrimenti ti potresti ritrovare con clienti che pagano a 120 giorni (OVVOVE) e in buoni pasto.

L’ultima sezione del mio preventivo prevede la validità dell’offerta, le tempistiche di realizzazione e le modalità di realizzazione o di consegna. La validità dell’offerta torna utile per poter tenersi libersi per questo dato incarico; mettiamo che il tuo cliente dopo aver ricevuto il preventivo sparisca e si rifaccia vivo dopo sei mesi pretendendo le stesse condizioni, ma tu in quel lasso di tempo hai acquisito un incarico molto corposo che non ti permette di seguire altro: ti troveresti in difficoltà. Meglio mettere una scadenza entro la quale confermare, anche per  convincere il cliente a chiudere l’accordo in tempi minori. Sarà utile indicare anche le tempistiche di consegna di un progetto o le date nelle quali ti renderai disponibile per un incarico di interpretariato, così il cliente saprà cosa aspettarsi. Nel caso delle traduzioni, è bene specificare anche le modalità di consegna dei documenti tradotti: ci sono casi in cui i documento devono essere stampati e asseverati o giurati, per cui il tuo client epotrebbe richiederti una consegna a mano o per posta; in questo caso dovrai tenere conto delle eventuali spese di spedizione e dovrai indicare che le addebiterai in fattura.

Le condizioni di incarico

Ti sembrerà che il tuo preventivo sia pronto con tutte le varie sezioni che abbiamo visto sopra e invece no, manca la parte più importante: le condizioni di incarico. È sempre bene inserirle in fondo al preventivo perchè ribadiscono le clausole che stiamo concordando e specificano nel dettaglio alcuni aspetti che non sono trattati esplicitamente nel testo del preventivo stesso. Le condizioni base che non possono mancare sono:

• Conferma del servizio
• Cosa ti serve per iniziare
• Clausola annullamento
• Formato file o modalità di esecuzione del progetto
• Consegna finale o realizzazione del progetto
• Condizioni per extra
• Clausola per reclami
• Clausola privacy
• Modalità di contatto
• Indicazioni regime fiscale
• Impegno del cliente.

Questa è una base dalla quale partire per la stesura del tuo preventivo, ma ti consiglio di aggiornarlo regolarmente in base alle richieste o alle esperienze “nuove” che ti trovi ad affrontare. Sul sito di AITI trovi tanti esempi diversi dai quali prendere spunto e cercando online potrai trovare altri modelli che possono fungere da punto di partenza.

Ti ho convinta a preparare il tuo preventivo con cura?