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Il primo percorso di mentoring in Italia per aspiranti freelance

Come fare un preventivo

Come fare un preventivo

Come fare un preventivo

Quando ho partecipato al mio primo Freelancecamp pensavo che la mia attività da libera professionista andasse alla grande. E invece ho scoperto che  la mia situazione era piuttosto tragica: avevo pochi clienti fissi, facevo dettare loro le mie condizioni di lavoro e non c’era bisogno di redigere preventivi. Mandavo un’email con scritto il prezzo che proponevo – e che regolarmente veniva cambiato a discrezione del cliente – e via. Quando sentivo parlare di preventivi da 5 o 10 pagine strabuzzavo gli occhi e ne rimanevo inorridita: perché sprecare del tempo prezioso per un documento che tanto non viene mai letto? Però questi spunti che coglievo tra un mojito e uno spritz mi hanno messo il tarlo e dopo qualche tempo ho deciso di partecipare a un corso, ormai defunto, proprio su come stilare il preventivo. Un corso che ha cambiato il mio modo di affrontare questo tema.

Perché un preventivo

Come prima cosa, il preventivo è un documento che serve per mettere da subito le cose in chiaro: cosa faccio io per te, cosa devi fare tu per aiutarmi a portare a termine il mio lavoro, cosa non puoi chiedermi, come mi paghi, in quanto tempo e quali sono le regole da seguire per entrambi. Ti è mai capitato di trovarti di fronte a un cliente che ti dice “Iniziamo, poi ci mettiamo d’accordo?”. VADE RETRO! Verba volant, scripta manent: meglio mettere per iscritto tutti gli accordi che prendiamo con i nostri clienti. È vero che anche un’email è valida ai fini legali come accordo tra le parti, ma ti immagini se devi andare a ripescare in cronologia tutti i messaggi con informazioni sparse, magari in email di risposta ad altre questioni? Avere un unico documento che sancisce i termini di collaborazione è molto più comodo: lo redigi una volta sola, se sei brava modifichi solo i dati del progetto da un modello e se il cliente chiede una modifica – ma soprattutto se tu reputi di potergliela accordare – dovrai apportarla a quel documento salvandone una nuova copia.

Poi c’è un altro motivo per stilare un preventivo, che forse è il principale: questo documento ci serve per convincere il cliente ad acquistare il nostro servizio e quindi per farci pagare. Ti è venuta voglia di investire qualche minuto del tuo tempo a stilarne uno?

Cosa va inserito in un preventivo

Come ti dicevo, a parte qualche raro caso in cui ho improvvisato facendo delle schifezze, fino a qualche anno fa non preparavo preventivi. E non avrei saputo da che parte iniziare per redigerne uno. Da quel corso famoso che frequentai ho imparato a usare lo spazio a mio vantaggio, lasciando delle parti di bianco per non affaticare la vista, ma al contrario per guidare la lettura e far risultare chiare e distinguibili le varie sezioni del documento.

In prima pagina ho creato una semplice copertina con il mio logo, poi inserisco i dati del cliente e una breve premessa su chi sono, cosa faccio e perché sono la persona giusta per quel determinato progetto.

Sembra banale, ma nel preventivo va inserito il servizio o i servizi che vengono richiesti e che siamo in grado di offrire: per ogni servizio diverso metto una voce a parte numerata e sotto ciascuna descrivo più nel dettaglio di cosa si tratta. La sezione che segue riguarda ciò che non è previsto – e quindi quotato – nel documento: di nuovo, sembra scontato ma è fondamentale ripetere le cose, renderle il più semplice e comprensibile possibile in modo da non creare dubbi o fraintendimenti.

Veniamo ora alla parte economica: per ogni servizio proposto dovrai fornire un prezzo – che è il tuo valore – e puoi farlo per singola voce o a forfait per tutto il progetto. Qui indicherai se i tuoi prezzi sono netti e quindi vi andranno aggiunte le eventuali tasse e imposte (IVA, ritenuta d’acconto, rivalsa INPS), oppure lordi. Oltre alle tue tariffe, dovrai segnalare le modalità e le tempistiche di pagamento: non evitare queste informazioni, altrimenti ti potresti ritrovare con clienti che pagano a 120 giorni (OVVOVE) e in buoni pasto.

L’ultima sezione del mio preventivo prevede la validità dell’offerta, le tempistiche di realizzazione e le modalità di realizzazione o di consegna. La validità dell’offerta torna utile per poter tenersi libersi per questo dato incarico; mettiamo che il tuo cliente dopo aver ricevuto il preventivo sparisca e si rifaccia vivo dopo sei mesi pretendendo le stesse condizioni, ma tu in quel lasso di tempo hai acquisito un incarico molto corposo che non ti permette di seguire altro: ti troveresti in difficoltà. Meglio mettere una scadenza entro la quale confermare, anche per  convincere il cliente a chiudere l’accordo in tempi minori. Sarà utile indicare anche le tempistiche di consegna di un progetto o le date nelle quali ti renderai disponibile per un incarico di interpretariato, così il cliente saprà cosa aspettarsi. Nel caso delle traduzioni, è bene specificare anche le modalità di consegna dei documenti tradotti: ci sono casi in cui i documento devono essere stampati e asseverati o giurati, per cui il tuo client epotrebbe richiederti una consegna a mano o per posta; in questo caso dovrai tenere conto delle eventuali spese di spedizione e dovrai indicare che le addebiterai in fattura.

Le condizioni di incarico

Ti sembrerà che il tuo preventivo sia pronto con tutte le varie sezioni che abbiamo visto sopra e invece no, manca la parte più importante: le condizioni di incarico. È sempre bene inserirle in fondo al preventivo perchè ribadiscono le clausole che stiamo concordando e specificano nel dettaglio alcuni aspetti che non sono trattati esplicitamente nel testo del preventivo stesso. Le condizioni base che non possono mancare sono:

  • Conferma del servizio
  • Cosa ti serve per iniziare
  • Clausola annullamento
  • Formato file o modalità di esecuzione del progetto
  • Consegna finale o realizzazione del progetto
  • Condizioni per extra
  • Clausola per reclami
  • Clausola privacy
  • Modalità di contatto
  • Indicazioni regime fiscale
  • Impegno del cliente.

Questa è una base dalla quale partire per la stesura del tuo preventivo, ma ti consiglio di aggiornarlo regolarmente in base alle richieste o alle esperienze “nuove” che ti trovi ad affrontare. Sul sito di AITI trovi tanti esempi diversi dai quali prendere spunto e cercando online potrai trovare altri modelli che possono fungere da punto di partenza.

Ti ho convinta a preparare il tuo preventivo con cura?