Ormai utilizziamo le email per quasi qualsiasi comunicazione, da quella professionale a quella personale. Ma siamo sicuri di sapere come si scrivono? Ecco quello che secondo me non può mancare:
Indirizzo email da persona adulta
First things first: l’indirizzo email dal quale scrivi dice molto di te e fa sì che il tuo messaggio giunga correttamente a destinazione (o finisca in spam). L’indirizzo trottolinoamoroso@ciccia.it è meglio abbandonarlo senza rimpianti e dirigersi verso un sobrio nome+cognome@gmail.com. Gmail non è l’unico provider di posta elettronica, ma è quello secondo me più affidabile e più comodo per gestire la posta: se dovessi consigliare a unǝ amicǝ quale scegliere, di sicuro sarebbe questo.
Avere indirizzi email diversi a seconda degli scopi è una scelta che può aiutarti a tenere in ordine le tue conversazioni: puoi pensare di mantenere un indirizzo nome+cognome@gmail.com per le questioni personali (iscrizione a newsletter, comunicazioni con medici, acquisti) e avere un indirizzo (o più di uno, se ti occupi di diverse attività) email professionale, ricavato dal dominio del tuo sito internet o con il nome della tua attività per tutto ciò che riguarda il tuo lavoro.
L’oggetto, questo sconosciuto
Qualsiasi sia il servizio di posta elettronica che utilizzi, se invii un messaggio senza oggetto ti chiede conferma perché riconosce che qualcosa non va: perché insistere? L’oggetto è una parte fondamentale delle email perché dà la possibilità a chi le riceve di farsi subito un’idea di cosa parlerà il messaggio. Come si scrive un oggetto di un’email? È bene sia conciso e contenga parole chiave che descrivano il contenuto, ma soprattutto è importante che sia inerente il messaggio stesso: è fuorviante ricevere una mail con un determinato oggetto, magari in risposta a un messaggio precedente, con un contenuto completamente diverso.
Anche l’occhio vuole la sua parte
Gli americani non si perdono in fronzoli quando si tratta di scrivere email, mentre noi italiani siamo spesso più prolissi. Il problema è che è dimostrato che la nostra soglia di attenzione è bassa e fatichiamo a leggere muri di testo: per questo motivo selezionare le cose da dire e organizzarle può essere una buona strategia al fine di agevolare la lettura. Dedica un argomento ad ogni paragrafo e usa gli spazi, sfrutta la punteggiatura e i grassetti; inserisci elenchi puntati, ad esempio se alleghi una serie di documenti e vuoi farne una lista, oppure se stai scrivendo riguardo una serie di compiti che devono essere svolti: in questo modo oltre a rendere la lettura più facile, il testo sarà anche più chiaro.
Cerca inoltre di non dilungarti oltre il necessario: ok ai saluti iniziali e finali, ma poi vai dritto al punto della questione per la quale stai inviando l’email.
Sì, ma cosa vuoi?
Dopo l’introduzione e il cuore del messaggio, termina con una richiesta precisa a chi stai scrivendo, dichiarando cosa ti aspetti che faccia e le tempistiche nelle quali vuoi che lo faccia: non dare niente per scontato e non pensare che la tua domanda sia sottintesa. Non ragioniamo tutti allo stesso modo e come dicevo più sopra, la nostra soglia di attenzione tende ad essere bassa per cui meglio ripetere i concetti principali un paio di volte, in modo più e meno velato, per cercare di dare loro maggior risalto e di intercettare meglio l’interesse di chi ti legge.
Saluti e baci
Trova un modo carino e personale per salutare la persona alla quale stai scrivendo: al bando le classiche formule “saluti”, “distinti/cordiali saluti”! In base al tono di voce che decidi di avere nella tua comunicazione e in base all’interlocutore, puoi optare per formule più semplici come “Scrivimi se hai domande” e “A presto” o “Buona giornata”. Non esiste una formula standard, potrai modificare la tua chiusura in base al destinatariǝ e soprattutto nel corso del tempo: sperimenta e sbizzarrisci la tua creatività!
…e la firma!
Ultimo ma non meno importante: imposta la tua firma personale. Non devi necessariamente riempirla di dati, basta il tuo nome e cognome, il tuo indirizzo email ed eventuali altri recapiti ai quali sei rintracciabile, come ad esempio i profili social e il numero di telefono (io ad esempio ho rimosso ovunque questo contatto perché detesto essere chiamata o chi mi invia messaggi WhatsApp, soprattutto se nemmeno ci conosciamo!).
Se il tuo indirizzo di posta è quello professionale, può essere utile inserire anche di cosa ti occupi, i settori e le combinazioni linguistiche, nonché dove abiti, gli orari di lavoro e il sito internet se ce l’hai.
Vuoi dare un tocco in più alla tua firma? Inserisci un claim o una citazione che ti rappresenti: chi riceverà il tuo messaggio per la prima volta avrà modo di farsi un’idea di te.
Ti è stata utile questa breve guida? Buona scrittura!